Backoffice met bio-administratie
Bernoud Jonker, 01 aug 2020
Biologische producten in het schap bij winkels worden tegen een hogere prijs verkocht. Logisch want de keten heeft met deze producten met extra aandacht en maatregelen verbouwd en verwerkt. Alle producten met bio op de verpakking worden streng gecontroleerd. Leveranciers (boeren), verwerkers (bedrijven) en verkopers (winkels) krijgen minstens één keer per jaar een controleur over de vloer voor een uitgebreide controle. Voldoet de bedrijfsvoering niet aan alle normen zoals die in de Europese bio-wetgeving staan, dan mag het product niet als bio verkocht worden. Om bio-producten via webshops te verkopen worden er extra eisen aan de procedures en de administratieve verwerking gesteld.
Biologisch
Als eerste is het belangrijk om uit te leggen wat biogisch is, welke wetgeving er is, waarom de prijzen hoger zijn en het belang van een keurmerk.
Biologisch: Volgens Wikipedia is biologische voeding voedsel dat wordt geproduceerd met methoden die voldoen aan de normen van de biologische landbouw, welke een ecologisch evenwicht en het behoud van biodiversiteit nastreeft. Biologische voeding wordt geproduceerd zonder het gebruik van kunstmest, chemische bestrijdingsmiddelen, genetische modificatie, groeihormonen of antibiotica. Biologische producten mogen geen kunstmatige toevoegingen bevatten. Ook word rekening gehouden met meer dierenwelzijn.
Biowetgeving: De eerste Europese Verordening inzake biologische landbouwproducten dateert uit 1991 (EU-Verordening 2092/91), en steunde op de normen van de IFOAM, de wereldwijde organisatie van de biolandbouw. Anno 2015 gelden de Europese Verordeningen 834/2007, 889/2008 en 1235/2008. In de Europese Lidstaten kunnen toch nog verschillen voorkomen als gevolg van interpretaties van deze basiswetgeving.
Prijzen: De prijzen van biologische producten liggen hoger dan de prijzen van niet biologische producten. Dat is logisch omdat er veel meer voorwaarden aan het verbouwen, produceren en verkopen van dit soort producten worden gesteld. Hogere prijzen geven ook ruimte voor een hogere marge. Het is daarom belangrijk om duidelijk aan te geven wanneer een product biologisch.
Keurmerk: Binnen de Europese Unie is één keurmerk afgesproken, het Euro-leaf logo. Het logo is groen en heeft 12 witte sterren die samen een plantenblad voorstellen. Dit logo vervangt het logo dat tot 1 juli 2010 gold. Op producten mogen ook andere keurmerken geplaatst worden. Een product mag alleen biologisch genoemd worden als de hele keten het product conform de biowetgeving verwerkt. Traceerbaarheid is daarbij belangrijk.
Traceerbaarheid
Voor een goede traceerbaarheid zal naar de hele supply chain gekeken moeten worden en moeten de verschillende deelnemers zoals leveranciers, verwerkers en verkopers duidelijk onderscheiden worden en is administratie van de productstromen erg belangrijk.
Supply chain: Met supply chain wordt de hele keten bedoeld die het product afgelegd, van zaadje tot product in de winkel. Een product mag alleen biologisch genoemd worden als de hele keten het product conform de biowetgeving verwerkt. De productstroom mag daarbij niet vermengd worden met niet biologische producten. In principe bestaat een supply chain uit 3 stappen: Leveranciers, Verwerkers en Verkopers.
Leveranciers: De leveranciers zijn de eerste stap in de keten. Bij het verbouwen van groente zijn dat de akkerbouwers. Zij cultiveren de akkergronden, planten de zaadjes en verzorgen het groeiproces tot het oogsten en zorgen dat de producten op een juiste manier bij de verwerkers, vaak in bulk, worden aangeleverd.
Verwerkers: De verwerkers zijn de tweede stap in de keten. Zij ontvangen de producten in bulk en verpakken dit meestal tot kleinere hoeveelheden en voeren indien gewenst extra bewerkingen uit. Dit speelt minder een rol bij groenten maar veel andere producten zijn nog extra bewerkingen nodig voordat het door de consument kan worden geconsumeerd denk hierbij aan thee en koffie. Zo moet de koffieboon gebrand en eventueel gemalen worden. Vervolgens wordt dit aan de verkopers aangeleverd.
Verkopers: De verkopers zijn de derde en laatste stap in de keten. Zij ontvangen de producten en maken deze toegankelijk voor consumenten. Winkels nemen de producten op voorraad en leggen deze in schappen neer zodat de consumenten de producten kunnen selecteren. Online webshops nemen de producten op voorraad en versturen dit op basis van de binnen gekomen bestellingen zullen deze voorraad op basis van de bestellingen naar de consumenten.
Traceerbaarheid: In de supply chain moet de productenstroom dus goed gescheiden blijven van de non-bio producten en moet ook goed gevolgd kunnen worden en moet het mogelijk zijn om op basis van verkochte producten de oorspronkelijke leverancier(s) terug te herleiden. Om dit goed te kunnen volgen is een goede administratie erg belangrijk.
Administratie
Bulk en batches: De leverancier levert vaak in bulk, in vaktermen worden dit ook wel batches genoemd. Een batch is een groep producten die in één keer geoogst of verwerkt wordt.
Volumes: Als een bulk wordt verwerkt naar kleinere hoeveelheden dan is het belangrijk dat deze kleinere hoeveelheden gekoppeld blijven aan de grotere bulk. Een hoeveelheid van 1.000 kg kan 500 x in een verpakking van 2 kg verdeeld worden. Als dit resulteert in 499 verpakkingen dan is er op een of andere manier 1 kg verloren geraakt. Als dit resulteert in 501 verpakkingen dan is er op wonderbaarlijke wijze 1 kg meer ontstaan. Ook kan het voorkomen dat 2 batches in dezelfde verpakking terechtkomen wanneer 1 batch op is en een nieuwe batch moet worden aangebroken.
Orders en batches: Als er bestelde producten worden uitgeleverd dan is het belangrijk om vast te leggen welke producten worden uitgeleverd en vanuit welke batches deze batches afkomstig zijn. Ook is het belangrijk om de administratie zo in te richten dat een bepaalde batch herleidbaar is naar klanten.
Waarschuwing: Wanneer er geadministreerd wordt welke producten uit welke batches naar bepaalde klanten zijn verstuurd is het mogelijk om een overzicht te verkrijgen welke klanten bericht moeten ontvangen wanneer bijvoorbeeld blijkt dat een terugroepactie noodzakelijk is omdat er met een bepaalde batch iets aan de hand is.
Backoffice met bio-administratie
Bij een goede administratie zijn de productstromen niet alleen traceerbaar maar kan er ook een massabalans gegenereerd worden. Hierbij wordt een overzicht gegenereerd op basis van startvoorraad, inkopen en verkopen. De administratie bestaat in principe uit 5 onderdelen: Voorraad registratie, Batch ontvangst, Afgifte (per weborder), Contrôle en Waarschuwing.
Voorraad registratie: Als eerste stap kunnen kan van alle (bio)producten de aanwezige voorraad worden ingevoerd.
Batch ontvangst: Vervolgens kunnen de binnenkomende batches worden geadministreerd. Van de batch kunnen de relevante gegevens worden vastgelegd.
Afgifte (per weborder): Als volgende stap kan er per weborder een afgifte van een bepaalde (actieve) batch worden geboekt. Als er meer dan (het restant) van de batch wordt gebruikt kan ook de volgende batch worden geactiveerd.
Controle: Voor controle doeleinden zoals de jaarlijkse controle van de bio-administratie is het belangrijk dat bepaalde overzichten kunnen worden getoond, zoals (start)hoeveelheid op een bepaalde datum, de ontvangsten en afgiftes in een bepaalde periode en een eindvoorraad.
Waarschuwing: Indien gewenst kan per batch een overzicht worden gegenereerd van orders, klanten hun e-mailadressen.
Voor een goede bio-administratie zijn traceerbaarheid en massabalans belangrijke onderdelen. Voor online verkoop van bio-producten moet de Backoffice dit wel ondersteunen. De 2Com2 webXpress Backoffice is ingericht voor bio-administratie.